Product Manager vs. Project Manager vs. Product Owner: roles y diferencias

¿En qué se diferencia un Product Manager, un Project Manager y un Product Owner? En los últimos años han surgido nuevos roles en la gestión de proyectos y algunos nombres que ya estaban han cambiado, lo que ha llevado a confusión. Frecuentemente se intercambian los términos de Product Manager, Project Manager y Product Owner, como si del mismo perfil se trataran. Pero son tres roles que persiguen un mismo objetivo (conseguir el mejor resultado) pero con un enfoque distinto.

Vamos a ver en detalle cuáles son las responsabilidades de un Product Manager, Project Manager y Product Owner y qué habilidades deben desarrollar para tener éxito en el desempeño de sus funciones. Haremos una comparativa exhaustiva de Product Manager vs. Product Owner vs. Project Manager para conocer en detalle sus diferencias y semejanzas.

¿Qué es un Product Manager?

El Product Manager o gerente de producto es la persona responsable de definir la visión y la estrategia del producto y supervisar su creación y lanzamiento. Es el máximo responsable del producto y está presente a lo largo de todo su ciclo de vida.

Se sitúa en el plano de la estrategia y persigue la creación de un producto que resuelva un problema o satisfaga una necesidad de los usuarios y consiga entusiasmarles. Para ello, posee un profundo conocimiento del producto, el mercado y los usuarios y trabaja conjuntamente con equipos de diversas disciplinas como TI, marketing o comercio.

Aunque las responsabilidades de un Product Manager pueden diferir en alguna medida según la empresa en la que trabaje, generalmente se encarga de establecer la visión a largo plazo del producto y diseñar y comunicar su estrategia y hoja de ruta al resto de equipos. Impulsa el desarrollo de un producto y su éxito.

¿Qué hace un Product Manager?

De este modo, las principales responsabilidades de un Product Manager son:

• Identificar necesidades en los consumidores y oportunidades en el mercado para crear productos que las atiendan mejor que otros competidores.
• Establecer la visión del producto y la estrategia de mercado y priorizar. Qué aspectos serán cubiertos por el producto y qué características desarrollar para obtener una ventaja competitiva.
• Crear una hoja de ruta del producto, considerando tendencias, competidores y cambios en el mercado.
• Comunicar a otros equipos esta visión, estrategia y hoja de ruta y trabajar codo a codo con ellos.

Habilidades de un Product Manager

Para poder desempeñar de forma eficaz el rol de Product Manager son muchas las habilidades que son recomendables desarrollar. Destacamos las siguientes:

• Liderazgo, para hacer valer sus decisiones cuando es necesario.
• Investigación, para observar y extraer insights valiosos sobre los usuarios y el mercado.
• Toma de decisiones, para seleccionar de forma efectiva qué producto conviene desarrollar y cuándo debe lanzarse al mercado.
• Comunicación, para trasladar adecuadamente la visión y estrategia del producto y que todos los equipos trabajen en la misma dirección.

¿Qué es un Project Manager?

Un Project Manager o gerente de proyecto es el responsable de supervisar el desarrollo de un proyecto y garantizar que se cumplan los tiempos establecidos y se mantenga el presupuesto bajo control. Es la persona encargada de que un proyecto se pueda llevar a cabo, gestionando los recursos para que se entregue a tiempo y de la mejor forma. Es, por tanto, el garante del éxito del proyecto.

Un director de proyecto ayuda a los equipos a cumplir con el calendario y los plazos de entrega y sabe estimar el tiempo que conlleva completar un proyecto e identificar problemas relacionados con el alcance o la limitación de recursos. Se sitúa en un nivel más táctico, en la ejecución interna del proyecto, y coordina el trabajo de distintos equipos con múltiples dependencias.

Es una posición habitual en el desarrollo de software en cascada. En Scrum, la figura del Project Manager “desaparece”, pero sus responsabilidades y funciones siguen siendo fundamentales. Por ello, son asumidas por los roles que sí contempla este marco de trabajo: el Scrum Master, el Product Owner y el equipo de desarrollo.

¿Qué hace un Project Manager?

Un Project Manager se encarga fundamentalmente de:

• Definir el proyecto. Determinar los objetivos y delimitar el tiempo y los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
• Planificar el proyecto. Establecer las tareas, plazos y presupuesto. Definir planes de riesgo, calidad y comunicación.
• Implementar un plan del proyecto, controlar su progreso y hacer el seguimiento de los desvíos.
• Gestionar, coordinar y motivar al equipo de trabajo a su cargo.
• Comunicarse y negociar con los clientes modificaciones o plazos.
• Asegurar el desarrollo de productos que cumplan con los estándares de calidad y el alcance acordados.
• Realizar un seguimiento del proyecto y del rendimiento del equipo, monitoreando tiempos, costes, calidad y riesgos.
• Comunicar la finalización del proyecto.

Habilidades de un Project Manager

Un Project Manager debe trabajar una serie de competencias para ser exitoso en el desempeño de su cargo. Destacan las siguiente aptitudes:

• Liderazgo, para conducir al equipo en la dirección correcta y motivarlo.
• Planificación y organización, para cumplir con los plazos y gestionar adecuadamente los recursos y las dependencias.
• Comunicación, para trasladar el plan, los tiempos y el presupuesto al equipo y demás partes interesadas.
• Capacidad de decisión, para tomar medidas rápidas y efectivas cuando sea necesario, especialmente, en momentos de crisis.
• Negociación, para dialogar con el cliente y acordar modificaciones necesarias para el éxito del proyecto.

¿Qué es un Product Owner?

El Product Owner o propietario de producto es la persona responsable de maximizar el valor del producto desarrollado por el equipo, tal y como lo describe la guía oficial de Scrum. Es decir, debe asegurarse de que el equipo aporte valor al negocio con su trabajo.

Representa, por tanto, los intereses de las partes interesadas internas y externas, atendiendo tanto las necesidades de negocio o los usuarios como del equipo de desarrollo. El Product Owner ordena, asigna y prioriza las tareas del Backlog (listado de tareas necesarias para el desarrollo del producto) y decide sobre las características del producto. Es el responsable del producto final.

Es una figura que surge con la gestión ágil de proyectos y concretamente se inscribe dentro del marco de trabajo Scrum, que le incluye junto con el Scrum Master y el equipo de desarrollo como uno de los roles del equipo Scrum. Es fundamental en proyectos que requieren flexibilidad y rapidez en su ejecución.

¿Qué hace un Product Owner?

Las principales funciones de un Product Owner son:

• Recoger y conocer los requisitos de negocio y de los usuarios.
• Trasladar la visión del producto al equipo de desarrollo.
• Planificar el proyecto conjuntamente con el equipo de desarrollo.
• Dividir el proyecto en Sprints y gestionarlos.
• Ordenar y priorizar adecuadamente el Product Backlog.
• Transformar las necesidades de los usuarios en historias de usuario realizables y establecer los criterios para su aceptación.
• Asignar tareas a los miembros del equipo.
• Hacer un seguimiento del trabajo diario junto con el equipo de desarrollo y el Scrum Master en las reuniones Scrum.
• Liderar o participar en las reuniones Scrum (Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective…).
• Aceptar o rechazar entregables y presentarlos al cliente.

Habilidades de un Product Owner

Las principales habilidades que debe poseer un Product Owner son:

• Liderazgo, para que sus decisiones sean aceptadas e involucrar al equipo en las mismas y conseguir que los intereses de los usuarios y del equipo técnico estén en sintonía.
• Visión global, para no perder de vista el producto que se debe crear.
• Capacidad de decisión, para escoger y priorizar las funcionalidades a desarrollar y priorizar adecuadamente el Backlog.
• Comunicación, para relacionarse eficazmente con todas las partes interesadas.
• Flexibilidad, para adaptarse a proyectos y necesidades cambiantes.

Habilidades comunes de Product Managers, Project Managers y Product Owners

Hemos visto las aptitudes fundamentales que un Product Manager, un Project Manager o un Product Owner deben desarrollar para realizar su trabajo de la mejor forma. No obstante, al igual que veremos con sus funciones, algunas de ellas se superponen.

En particular, gestores de productos, directores de proyecto y propietarios de productos deben trabajar las siguientes tres habilidades para alcanzar el éxito:

Liderazgo

El liderazgo es la primera de las capacidades que vemos que está muy presente en los perfiles de Product Manager, Project Manager y Product Owner.

Así, el Product Manager debe ser capaz de convencer de la necesidad y viabilidad de crear el producto y de que la estrategia que plantea es la adecuada.

Por su parte, el Project Manager necesita tener liderazgo para coordinar y motivar al equipo que tiene a su cargo y conducirle hacia la dirección adecuada.

Por último, en cuanto al Product Owner, la propia guía de Scrum sostiene que sus decisiones deben ser respetadas por toda la organización. Para ello, y para ser capaz de guiar al equipo de desarrollo en la creación de un producto que proporcione el máximo valor, resulta fundamental que desarrolle sus capacidades para ser un buen líder.

Capacidad de decisión

Hemos visto también que cualquiera de estos tres roles debe ser capaz de tomar decisiones clave para el correcto desarrollo de un producto.

Muestras de ello son la necesidad de que el Product Manager sea capaz de elegir qué aspectos debe atender el producto, para dar respuesta a las necesidades de los usuarios de la mejor forma; las determinaciones que el Project Manager debe tener si quiere que el proyecto se realice en los mejores términos; o que el Product Owner deba escoger qué funcionalidades desarrollar y cuáles no y qué tareas priorizar en el Backlog.

Sin duda, la capacidad para adoptar resoluciones es una habilidad imprescindible para todo Product Manager, Project Manager o Product Owner.

Comunicación

La comunicación es también una competencia clave que hemos repetido a lo largo de este artículo. Está muy presente en el desempeño del trabajo de gerentes de producto, directores de proyecto o propietarios de producto.

El Product Manager debe ser capaz de comunicar de forma clara y eficaz la visión y la estrategia del producto al resto de equipos y actores implicados. Y debe conseguir alinear a los diferentes equipos multidisciplinares que intervienen en el proceso para lograr un producto exitoso.

Por su parte, los Project Managers deben trasladar el plan, los tiempos y el presupuesto eficientemente. Asimismo, deben ser capaces de relacionarse y negociar eficazmente con los clientes y otras partes interesadas.

Por último, los Product Owners deben practicar una buena comunicación si quieren conocer los requisitos del producto, descubrir y atender las necesidades de los usuarios y trabajar de forma exitosa con el equipo de desarrollo.

Diferencias entre Product Manager, Product Owner y Project Manager

Hemos visto qué hace un Product Manager, un Project Manager y un Product Owner. Pero para comprender mejor en qué se diferencian estos tres roles, vamos a comparar uno a uno cada uno de estos perfiles:

Product Manager vs. Project Manager

Los roles de Product Manager y Project Manager se confunden habitualmente. Y no solo por la similitud de sus nombres, sino porque sus responsabilidades a menudo se solapan e, incluso, en algunas organizaciones una sola persona hace de los dos.

Pero, son dos caras de una misma moneda, dos perfiles complementarios pero diferentes. A grandes rasgos, el Product Manager es el estratega, mientras que el Project Manager es el ejecutor. Si el primero es el responsable del éxito del producto, el segundo se encarga de gestionar los recursos de forma adecuada para que este se entregue como es debido.

El Product Manager establece la visión del producto que se quiere crear, determina los requisitos y los prioriza, mientras que el Project Manager se asegura de que sea ejecutado respetando los plazos y el presupuesto. El primero se centra en el “qué” (what) y el segundo en el “cómo” (how).

La definición de los conceptos de “Producto” y “Proyecto”, presentes en los nombres de Product Manager y Project Manager, nos ayuda a entender mejor las diferencias entre estos dos perfiles. Así, un producto hace referencia a aquello que se entrega a un grupo de usuarios para satisfacer sus necesidades. Mientras que un proyecto es un plan de acciones con un objetivo definido y un principio y un final determinados. El ciclo de vida de un producto puede incluir diversos proyectos, siendo el Product Manager una posición de largo recorrido, frente a la del Project Manager que está acotada en un tiempo.

Product Manager vs. Product Owner

En organizaciones pequeñas o medianas es habitual que una sola persona sea la que establezca la visión de un producto, determine los recursos necesarios para su desarrollo y puesta en el mercado y obtenga los requisitos detallados del mismo. No obstante, en empresas de mayor tamaño o equipos ágiles estas funciones son asignadas a dos roles diferentes: el Product Manager y el Product Owner.

En estos casos, el Product Manager se ubica en una posición más externa, diseñando la visión y la estrategia del producto, analizando el mercado y la competencia y entendiendo las necesidades de los potenciales clientes. Por su parte, el Product Owner desempeña un papel más interno y técnico, trabajando más próximo al equipo de desarrollo recopilando requisitos, creando historias de usuario y priorizando el Backlog.

El Product Manager crea la visión del producto a largo plazo, gestiona su hoja de ruta y comunica la estrategia al resto de equipos para que comprendan cómo su trabajo contribuye a metas más amplias de la compañía. Mientras que el Product Owner es más ejecutor. Traslada al equipo de desarrollo las características y funcionalidades que son necesarias y trabaja para respaldar la estrategia diseñada por el director de producto.

Por otra parte, el Product Manager está presente en todo el ciclo de vida del producto. Define el proceso de lanzamiento y las actividades de los distintos departamentos que intervienen para sacar el producto al mercado. Entre tanto el Product Owner supervisa al equipo de desarrollo, crea requisitos e historias de usuario, gestiona el Backlog, responde cuestiones sobre la creación del producto y participa en las reuniones Scrum.

El Product Manager tiene un conocimiento profundo de las necesidades y expectativas de los clientes y recoge su experiencia con el producto. Al tiempo que el Product Owner hace de experto de usuario ante el equipo de desarrollo, guiándole en la creación de nuevas funcionalidades, asegurándose de que cumplan con las medidas de aceptación y determinando cuándo una historia de usuario está completa.

El Product Manager lidera un equipo multidisciplinar de producto, trabajando estrechamente con ventas, soporte, marketing e ingeniería. Comunica el progreso del producto a la dirección y es el último responsable de cumplir los objetivos. Por su parte, el Product Owner guía al equipo de desarrollo en sus esfuerzos y colabora con el Product Manager y otros miembros del equipo de producto para determinar qué funcionalidades desarrollar y cuándo.

Project Manager vs. Product Owner

Es bastante común plantearse si un Product Owner es un Project Manager que opera en un entorno ágil. Sin embargo, aunque algunas de sus responsabilidades y habilidades coinciden, son dos roles diferentes.

La figura del Project Manager procede del mundo de la construcción civil, el ejército y la ingeniería, mientras que la del Product Owner surgió con las metodologías ágiles y se enmarca dentro de Scum. De este modo, el primero opera mejor en sistemas previamente bien definidos y planificados (como el desarrollo de software en cascada) y el segundo en entornos flexibles y complejos, con un alcance y requisitos poco claros o cambiantes..

Así, aunque los dos son perfiles dedicados a la gestión, difieren en qué gestionan. El Project Manager administra recursos. Es el responsable de que el producto se entregue a tiempo y sea rentable, con lo que centra sus esfuerzos en que se cumpla el presupuesto, el cronograma y el alcance acordados. Por el contrario, el Product Owner traslada la visión del proyecto. Los stakeholders confían en él para ayudar al equipo de desarrollo a comprender las necesidades de negocio y las expectativas de lo que se quiere obtener.

Para tomar decisiones, el Project Manager lleva a cabo un análisis técnico centrado en el alcance, los recursos y demás condiciones, que le ayuden a hacer la mejor planificación de los entregables. Por su parte,el Product Owner se centra en el análisis del negocio, para guiar al equipo de desarrollo hacia el cumplimiento de los requisitos. Generar el mayor valor dependerá de su capacidad para priorizar a partir de su entendimiento de las necesidades comerciales.

Por último, un Project Manager no tiene que involucrarse en el flujo de trabajo diario del equipo de desarrollo mientras este trabaje según lo previsto. Sin embargo, el Product Owner sí que debe estar más cerca del equipo, para transmitirle qué debe desarrollar.

Comparativa: Product Manager, Product Owner y Project Manager

Esta tabla resume los principales aspectos en los que difieren los roles de Product Manager, Project Manager y Product Owner:

Conclusión

En este artículo hemos diseccionado los roles de Product Manager, Project Manager y Product Owner. Hemos visto qué es y qué hace cada una de estas figuras de gestión de proyectos. Y hemos realizado una comparativa en detalle de estas tres posiciones para ayudarte a no confundirlas y a conocer cuál encaja mejor con tus capacidades.

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