Conocer la eficiencia de flujo de tu proceso de desarrollo y entrega de software es esencial para aplicar de forma efectiva una gestión Lean, localizar los puntos a mejorar y tomar acciones que propicien mejores resultados. En este artículo explicamos qué es la eficiencia de flujo de trabajo y cómo medirla y mejorarla en proyectos de software.
Lo que vas a ver en este post:
¿Qué es la eficiencia de flujo?
La eficiencia de flujo o Workflow Efficiency es la proporción entre el tiempo en el que se aporta valor y el tiempo de entrega total. De este modo, mide la relación entre el Working Time, el tiempo en el que el equipo trabaja activamente para conseguir un fin, y el Waiting Time, el tiempo de espera presente para completar todo el proceso.
Es una de las métricas más importantes en el modelo de gestión Lean. Analizar el flujo de trabajo es fundamental para poder mejorar el proceso, el objetivo que persigue esta metodología. Asimismo, es una de las medidas más interesantes para conocer y mejorar el flujo de valor.
Al medir la eficiencia de flujo, los líderes de equipo pueden identificar cuellos de botella y ver en qué puntos el desperdicio aumenta o decrece. Por tanto, es una métrica que les proporciona información muy valiosa para aplicar acciones donde más conviene y mejorar el flujo de valor. Por ejemplo, si se detecta un cuello de botella en la fase de despliegue en producción, se podrá optar por su automatización.
¿Cómo medir la eficiencia de flujo?
La eficiencia de flujo se calcula a través de la siguiente fórmula:
Eficiencia del Flujo (en %) = Tiempos activos / Tiempo de entrega (tiempos activos + tiempos de espera) * 100
En un ejemplo práctico resultaría así. Si para desarrollar una nueva funcionalidad, un desarrollador necesita 4 días y dedica un único día a trabajar en ella activamente, la eficiencia de flujo de esta tarea será del 25%.
Herramientas para medir el Workflow Efficiency
El Workflow Efficiency es una métrica que proporciona información muy valiosa, pero no es una medida sencilla de obtener. Algunas herramientas permiten crear tareas con estados, pero resulta bastante complicado determinar cuáles se corresponden con tiempos activos y cuáles con tiempos de espera, así como calcular el tiempo que la tarea ha pasado en unos u otros. Por otra parte, hacer estos cálculos a mano supone más desperdicio que valor.
Afortunadamente, existen las plataformas de Value Stream Management (VSM) como SENTRIO, que realizan este trabajo por nosotros y directamente permiten hacer un seguimiento de la evolución de la eficiencia de flujo a través de gráficas como ésta. Como podemos ver, la plataforma recopila automáticamente los datos de cada tarea y representa en esta gráfica la eficiencia de flujo acumulada de un periodo de tiempo determinado (en este ejemplo, expresado en semanas):
¿Cómo mejorar la eficiencia de flujo?
El objetivo de medir la eficiencia de flujo es poder mejorarla. Para hacerlo, lo más habitual es poner el foco en mejorar los tiempos activos de trabajo. El problema es que llega un momento en que estos no pueden optimizarse más.
Por ello, en línea con Lean, lo más interesante es centrarse en los tiempos de espera, en el desperdicio, para reducirlos y que mejore toda la eficiencia. Además, la eficiencia de flujo de una tarea suele ser de media de un 15%. Por lo que la mayor parte del tiempo nos encontramos con tiempos de espera y es en ellos donde encontramos más espacio para aplicar mejoras.
Los tiempos de espera se deben normalmente a dependencias, cambios de prioridades o exceso de trabajo en progreso. Todo ello puede ocasionar cuellos de botella e impactar negativamente en los costes de producción.
Las principales formas de mejorar la eficiencia de flujo son:
- Limitar el trabajo en curso (WIP). No empezar muchas tareas a la vez para evitar cambios de contexto.
- Analizar el flujo de trabajo completo. Identificar bloqueos y dependencias para mitigarlos o suprimirlos.
- Reducir o eliminar las actividades que no aporten valor. Ayudará a acortar los tiempos de entrega.
Ejemplo de Workflow Efficiency en desarrollo de software
En esta gráfica de Workflow Efficiency proporcionada por la plataforma SENTRIO, vemos cómo fue evolucionando la eficiencia de flujo de un equipo de desarrollo de software desde que comenzó a trabajar en un proyecto y durante las seis semanas siguientes:
De forma sencilla, permite observar que la eficiencia de flujo tiene una tendencia ascendente hasta alcanzar un valor medio de 18,49% (como vimos, próximo al valor habitual que suele tener esta medida).
En este ejemplo, podría ser interesante prestar atención a qué pasó en el único momento en el que la eficiencia descendió, así como en aquellos picos que supusieron una mejora notable en el rendimiento del equipo.
¿Por qué medir la eficiencia de flujo?
La eficiencia de flujo es una métrica fundamental para conocer y mejorar los procesos de desarrollo de software. Se calcula midiendo la relación entre los tiempos activos y los tiempos de espera necesarios para completar un proceso. Resulta de gran ayuda para identificar y eliminar los cuellos de botella que afectan negativamente a los costes.
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