Value Stream Mapping: qué es, pasos y consejos para hacer uno

En este artículo te explicamos qué es un Value Stream Mapping, te mostramos los pasos que debes seguir para hacer un Mapa de Flujo de Valor y compartimos algunos consejos para sacarle el máximo partido a esta herramienta visual de Lean.

¿Qué es y para qué sirve un Value Stream Mapping?

Un Value Stream Mapping (VSM) o Mapa de Flujo de Valor es una herramienta visual utilizada en la metodología Lean para representar, analizar y mejorar los flujos de materiales e información implicados en un proceso de producción, desde que un producto o servicio se idea hasta que se entrega al cliente.

Para apreciar su utilidad, primero debemos entender que el flujo de valor comprende una serie de procesos para conseguir entregar a los usuarios un producto o servicio que necesitan o desean. Un mapa de flujo de valor es una herramienta que nos ayuda a comprender mejor todos estos pasos, ver cuáles añaden valor y cuáles no desde el punto de vista del cliente y a mejorar todo este proceso en su conjunto.

El valor es todo aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar. Mientras que las principales situaciones que no crean valor, los tipos de desperdicios en Lean, incluyen la sobreproducción, la espera, el exceso de stock o la corrección de errores, entre otras.

De este modo, la finalidad del Value Stream Mapping es, en línea con la filosofía de Lean, generar el mayor valor para el cliente de la forma más eficiente. Y lo hace sacando a la luz los desperdicios del proceso de producción, para que puedan ser eliminados o al menos reducidos.

Una misma empresa puede tener varios flujos de valor y podemos crear mapas de flujo de valor para cada uno de sus producto o líneas de negocio. Asimismo, el VSM se puede aplicar a diferentes industrias. No obstante, en este artículo nos centraremos en su aplicación al desarrollo de software.

Concretamente, veremos la aplicación del Mapa de Flujo de Valor para analizar y mejorar el proceso de desarrollo y entrega de una nueva funcionalidad de un producto digital.

Pasos para hacer un Mapa de Flujo de Valor

Llevar a la práctica un Mapa de Flujo de Valor para optimizar nuestro proceso de producción implica seguir una serie de pasos.

Primero, debemos elaborar el Value Stream Mapping del estado actual del proceso, en el que conocemos y representamos su situación real en este momento.

Después debemos analizar este estado, estudiar aquellos momentos en los que no estamos añadiendo valor (donde se localizan, su causa…) y encontrar oportunidades de mejora.

Seguidamente, crear un VSM del estado futuro, en el que reflejar el estado ideal que nos gustaría alcanzar, y diseñar un plan de acción para implementar aquellas mejoras que nos permitan llegar a ese estado.

Vamos a ver cada uno de estos pasos para hacer un Mapa de Flujo de Valor con más detalle, aplicándolo a nuestro ejemplo de creación de una funcionalidad. 

Si quieres aprender en más profundidad a hacer un VSM aplicado al desarrollo de software con un ejemplo real, no te pierdas este artículo.

1. Identificar los productos, operaciones y actores implicados

Lo primero que debemos hacer es definir nuestro foco: qué proceso vamos a analizar y tratar de mejorar. Es decir, elegir qué producto o familia de productos (aquellos que pasan por las mismas operaciones o similares y cuyos tiempos de ciclo son parecidos) vamos a incluir en nuestro Value Stream Mapping. Para nuestro caso, nos centraremos en el proceso de desarrollo de una funcionalidad para una aplicación digital.

Una vez determinado el proceso, tendremos que delimitar el alcance de nuestro estudio, de qué punto del proceso partiremos y hasta donde llegaremos con nuestro Mapa de Flujo de valor. En esta ocasión, analizaremos desde que una petición de funcionalidad es aprobada hasta que es entregada al cliente.

Asimismo, definiremos un objetivo. En nuestro caso, será incrementar la velocidad y la frecuencia de entrega de estas funcionalidades nuevas que nos demanda el cliente. Esta meta orientará las métricas que debemos incluir en nuestro VSM.

Además de concretar el proceso a analizar, debemos localizar todas las operaciones que en él se desarrollan, es decir, toda la secuencia de tareas que componen el proceso. Así, distinguimos: Priorización, Desarrollo, Construcción y ejecución de tests, Despliegue en preproducción, Test QA y Despliegue en producción.

Igualmente, hay que identificar a todos los actores implicados en el mismo: las personas que participan y el rol que tienen en cada una de ellas. En nuestro ejemplo, vemos que intervienen el Product Owner, el equipo de desarrollo y el QA Tester.

Recopilar toda esta información es necesario para poder comenzar a trabajar en conocer cuál es la situación real de nuestro proceso de producción.

Antes de continuar con el siguiente paso, conviene mencionar que no suele ser viable hacer un Mapa de Flujo de Valor de todos los productos de una empresa así que, a la hora de determinar nuestro foco, deberemos optar por aquellos que supongan un volumen relevante de la producción o en la facturación. De este modo, las mejoras que apliquemos en ellos repercutirán en el resultado global de nuestra compañía. 

También es interesante que los productos escogidos pasen por el máximo número de operaciones. Así, detectaremos más problemas y, al resolverlos, mejoraremos la cadena de valor y las operaciones por las que pasen otros productos que no se habían analizado en el VSM.

2. Realizar el Value Stream Mapping del estado actual

Ha llegado el momento de realizar nuestro Value Stream Mapping del estado actual, reflejar la situación real de nuestro proceso de desarrollo y entrega de una funcionalidad. Es muy importante no caer en el error de señalar cómo nos imaginamos que es el proceso o cómo nos gustaría que fuera. La idea es conocer cómo es realmente, para identificar puntos de mejora y plantear escenarios hipotéticos.

Además, este VSM del estado actual nos será de gran ayuda en el futuro, cuando hayamos introducido mejoras. Nos servirá como base para hacer comparaciones y comprobar que los cambios implementados han funcionado de la forma que queríamos.

Representación y símbolos de un VSM

Así, en nuestro Mapa de Flujo de Valor del estado actual representamos toda la información que habíamos recogido antes: las operaciones del proceso en el que nos vamos a centrar, las personas implicadas y las tecnologías/ herramientas utilizadas en cada etapa. A la que añadiremos los flujos de información que se producen, las medidas que nos interesen valorar de cada operación y los tiempos dedicados a cada una de ellas.

De este modo, en nuestro VSM distinguiremos tres zonas:

• Flujo de información. En la parte superior de nuestro diagrama reflejamos todos los intercambios de información que se producen a lo largo del proceso. En nuestro ejemplo, el Request Manager recibe todas las peticiones del cliente y traslada al Backlog solo aquellas aprobadas.
• Flujo de producción. En el área central de nuestro mapa recogemos toda la secuencia del proceso, cada una de las actividades que intervienen, con las personas encargadas de las mismas y los datos más relevantes para nuestro objetivo. En nuestro ejemplo, cómo nos interesa incrementar la velocidad de entrega, recogeremos los Tiempos de Ciclo (TC) de cada una de ellas, el tiempo dedicado a realizar cada operación del proceso.
• Línea de tiempo del flujo de valor. En la zona inferior de nuestro mapa dibujamos una línea de tiempo que refleja los tiempos de trabajo en cada una de las etapas y los tiempos de espera entre unas y otras. También debemos conocer y representar el Lead Time (LT), el tiempo que tardamos en entregar la funcionalidad al cliente desde que nos la solicita, y el Tiempo de Procesamiento (PT), la suma de los tiempos de trabajo activos.

Métricas de un Mapa de Flujo de Valor

Aunque en nuestro caso no nos hemos centrado en ellas, otras métricas que podemos considerar a la hora de hacer un Mapa de Flujo de Valor son:

• El Tiempo de valor agregado de cada operación y total.
• El porcentaje de trabajo realizado correcto (%C/A).
• El Tiempo de Cambio de Producto.
• El número de personas necesarias para operar.
• El Tiempo de Trabajo Disponible (sin descansos y absentismos, reuniones, etc.).
• El Tiempo de Utilización de máquinas y personal dentro del Tiempo de Ciclo.
• Los niveles de inventario antes y después de cada operación.
• La producción diaria y requisitos del contenedor.

3. Analizar el estado actual del proceso

Una vez recogida toda esta información, tendremos que realizar un análisis crítico del estado actual. Localizar posibles áreas de mejora, descubrir las causas de los problemas y plantear posibles soluciones que harían que el proceso fuera más eficiente.

En nuestro ejemplo detectamos varias áreas problemáticas:

• La información de cada parte del proceso está compartimentada, dispersa en diversos equipos y herramientas.
• Pasa demasiado tiempo desde que el Product Owner prioriza las tareas a realizar y éstas son trasladadas al equipo de desarrollo.
• Transcurre también mucho tiempo desde que la funcionalidad es desplegada en preproducción hasta que es testeada por el equipo de QA.

Esto hace que nuestro Lead Time ascienda a 9 días (217,5 horas).

4. Diseñar el Value Stream Mapping del estado futuro

Es el momento de diseñar el VSM del estado futuro, de ese estado ideal en el que nuestro proceso sería más eficiente y conseguiríamos alcanzar nuestros objetivos. Existen varias formas de abordar la creación de este mapa.

Un enfoque consiste en iniciar nuestro trabajo desde un estado objetivo hacia detrás. Por ejemplo, si conocemos cuál es la demanda del cliente, trabajar para alinear nuestra producción y satisfacerla.

Para ello, puede sernos de gran utilidad el Takt Time, una medida que nos indica cada cuánto tiempo necesitamos producir una unidad de nuestro producto o servicio para satisfacer los requerimientos del cliente teniendo en cuenta el trabajo disponible. Y a partir de ella, corregir nuestro proceso para alcanzarla.

Otra vía es partir de nuestro estado actual y comenzar a trabajar en áreas problemáticas, que puedan ser resueltas de forma sencilla. En nuestro ejemplo, vamos a utilizar este camino. Desde nuestro Mapa de Flujo de Valor actual nos centraremos en corregir las áreas de mejora localizadas para acortar los tiempos de entrega.

Así, en nuestro escenario ideal tendremos:

• Un flujo de información mejor, con una visión completa de todo el proceso, no en bloques aislados.
• Un menor tiempo de espera desde la priorización al desarrollo, de un día en lugar de cinco.
• La mitad de tiempo desde que se produce un despliegue en preproducción hasta que la funcionalidad es probada por el QA Tester. De dos días a uno.

De este modo, acortaríamos nuestro tiempo de entrega de 9 días (217,5h) a 4 días (97,5 horas).

5. Implementar un plan de acciones de mejora

El VSM del estado futuro es sólo una representación de cómo nos gustaría que fuera el proceso de producción, pero no consigue ningún cambio por sí mismo. Para ello, debemos diseñar un plan de acción de mejora. En él tendremos que considerar los problemas existentes en el proceso de producción, sus causas y las acciones a desarrollar (con sus responsables y fechas de implantación).

Y todo este plan debe tener un seguimiento y un análisis posterior de los resultados. Como hemos comentado anteriormente, para esta monitorización, puede sernos de gran ayuda el Mapa de Flujo de Valor del estado actual que habíamos realizado. Podremos hacer comparaciones que nos permitan ver si los cambios han funcionado o no.

En nuestro caso, decidimos llevar a cabo las siguientes acciones:

• Integrar nuestras herramientas con una plataforma de gestión del flujo de valor como Sentrio, que nos aporta una visión completa del proceso, agiliza la transición de un equipo a otro y evita que se produzcan ineficiencias como cuellos de botella y fallos de comunicación interdepartamentales.
• Incorporar al Product Owner a la Dailies para que ofrezca una visión actualizada de las tareas a realizar cada día, en lugar de semanalmente.
• Crear notificaciones para que el equipo de QA esté al tanto de cuándo hay funcionalidades desplegadas en preproducción y no pasen demasiado tiempo en espera.

Como resultado, conseguimos reducir a más de la mitad nuestros plazos de entrega, de 9 a 4 días.

Consejos para hacer un VSM

Hemos visto los pasos necesarios para hacer un Value Stream Mapping y cómo nos puede ayudar en un proyecto de desarrollo de software. Pero hay algunas pautas adicionales que nos pueden ayudar a utilizar esta herramienta de forma efectiva y aprovechar al máximo su potencial:

• Centrarnos en los procesos que realmente importan, aquellos flujos de valor que repercuten en el desempeño de la organización.
• Mantener un alcance adecuado. Limitar el número de cajas de proceso del VSM a menos de 15 pasos.
• Acudir al área de trabajopara conocer cómo es realmente el proceso. Complementar la información de las hojas de cálculo con observación directa y entrevistas.
• Trabajar con un equipo multidisciplinar guiado por una persona con experiencia en VSM, para conocer el proceso, analizar el flujo, recoger la información y dibujar el mapa.
• Empezar a dibujar el mapa del estado actual desde el final del proceso hacia el principio. De este modo, partiremos de las actividades más vinculadas con el cliente.
• Mantener los mapas de flujo de valor actualizados.
• Testear soluciones antes de implementarlas, para verificar que resuelven el problema para el que han sido diseñadas.
• Llevar a cabo el plan, no solo vale con diseñarlo.

Conclusión

El Value Stream Mapping es una herramienta muy poderosa que nos permite conocer y optimizar todo nuestro proceso de producción. Hemos visto su gran utilidad en desarrollo de software a partir de un ejemplo. Mediante la implementación del VSM, hemos reducido notablemente los plazos de entrega de una funcionalidad de un producto digital.

La entrega de software es fundamental para las empresas que quieran competir en el escenario actual, independientemente del sector en el que operen. El Value Stream Management o gestión del flujo de valor es el enfoque que deben adoptar si quieren acelerar el desarrollo de productos digitales y entregar valor a sus clientes continuamente.

Y Sentrio es la mejor alternativa para poder hacerlo. Nuestra plataforma de VSM centraliza la información de todo tu catálogo de herramientas y te aporta una visión completa y en tiempo real de todo el proceso de desarrollo y entrega de software, para ayudarte a tomar mejores decisiones, que incrementen la calidad de tus productos y reduzcan los tiempos de entrega. ¿Te ayudamos?

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