Qué es Lean Portfolio Management: Pasos y beneficios

Hoy en día las organizaciones se enfrentan a una economía global cambiante y al impacto de la disrupción digital. Para adaptarse a este ritmo de cambio constante y ser más competitivas, las empresas deben actualizarse y adaptar la forma en que trabajan, planifican y se financian. Estos factores hacen que las organizaciones trabajen con un mayor grado de incertidumbre y entreguen soluciones innovadoras de manera mucho más rápida. En este ecosistema, los enfoques tradicionales hacia la gestión de carteras no se ajustarán a las estrategias ni servirán para el propósito. La gestión de carteras ajustadas o Lean Portfolio Management (LPM) permite ofrecer esta innovación a un ritmo más rápido.

Recordando qué es Lean

Lean se define como un conjunto de prácticas de gestión diseñadas para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos. El principio básico de Lean es reducir y eliminar las actividades y el desperdicio que no aportan valor. El objetivo es crear eficiencias mejoradas que den como resultado un flujo de proceso de trabajo ágil y, en última instancia, una mayor velocidad en todo el proceso. Se centra en ofrecer una mayor calidad, reducir el tiempo de ciclo y reducir los costos.

Qué es ‘Lean Portfolio Management’

Lean Portfolio Management aplica el pensamiento Lean a la gestión de portfolios de productos, programas y empresas para proporcionar un flujo de trabajo rápido y flexible de alto valor. De esta manera se mejora la forma en que las organizaciones toman decisiones sobre el desarrollo de sus proyectos y productos. 

Este enfoque se centra en entregar primero el trabajo más valioso, mientras limita el trabajo en proceso, las interrupciones y alinea las tareas con los resultados previstos de la organización y la capacidad del equipo.

Lean Portfolio Management no se basa en la improvisación, ya que requiere un plan sólido centrado en la estrategia de negocio. 

Claves del ‘Lean Portfolio Management’

Lean Portfolio Management es la aplicación de diferentes principios para alinear la estrategia empresarial con la ejecución. Aplicando estos principios, los administradores de portfolios son capaces de detectar ineficiencias y eliminar áreas que no aportan valor a la organización. LPM supone pasar de la planificación anual y ciclos de presupuestación a una planificación más fluida y flexible, con un flujo de trabajo más continuo.

• Aumentar el valor, eliminar los obstáculos al ciclo de entrega de un equipo y evitar cuellos de botella para que la financiación de la capacidad siempre se equilibre con la demanda de oportunidades de alto valor y el estado futuro de su equipo.
• Definir el valor y el cumplimiento de los resultados deseados, en lugar de hacerlo solamente en la cantidad de sus productos, administrando activamente sus finanzas, recursos y activos con ese valor en mente.

Pasos de ‘Lean Portfolio Management’

• Realizar la planificación estratégica, de inversiones y las operaciones. Establecer (y volver a ajustar cada trimestre) los objetivos basados en resultados y estratégicos. Detallar el trabajo que incluye el proyecto y las iniciativas que están en proceso, así como cualquier iniciativa que conlleve tiempo y esfuerzo. Es importante documentar por escrito todo el proceso.

• Elaborar un portafolio Kanban con la hoja de ruta. Estructurar el trabajo con cada una de las etapas del proceso y visualizarlo de manera compartida. Definir la lista de trabajos pendientes, las etapas antes de que comience el desarrollo y especificar qué significa “terminado” en cada etapa. 

• Analizar y mapear el flujo de valor. Dividir el trabajo en partes iguales y analizar el valor que aporta cada organización.

• Limitar el trabajo en progreso. Establecer límites de WIP para cada estado, utilizando para ello un sistema Kanban basado en valores. Acotar en cada etapa la cantidad máxima de elementos de trabajo para facilitar la concentración de los equipos. Estas limitaciones siempre pueden ser revisadas.

• Recopilar las métricas relacionadas con los KPI y abordar cualquier interdependencia o cuello de botella. Hacer un seguimiento del valor comercial entregado, cuánto tiempo tardan elementos de diversa complejidad en fluir y cuánto tiempo permanece el trabajo en cada etapa. Eliminar los impedimentos para mejorar sus procesos.

• Revisar el portafolio estratégico trimestralmente. Confirmar que el trabajo se adapta a la intención estratégica. Planificar de forma frecuente y adaptar el portafolio. LPM requiere un conjunto de eventos para establecer una cadencia para revisar y priorizar el trabajo propuesto

• Plasmar de manera visual el trabajo detallado. La hoja de ruta permite a los equipos hacer un seguimiento de su trabajo en progreso y lo que vendrá después. de esta manera se comprenden las dependencias y las interacciones para ofrecer un mayor valor y ayudar a planificar de manera más eficaz a los product owner.

• Realizar un análisis financiero del portafolio de manera mensual. Comparar las tendencias de gastos de las iniciativas con los objetivos. Con la misma periodicidad, es interesante revisar y compartir la hoja de ruta de la iniciativa con todas las partes interesadas.

Beneficios de Lean Portfolio Management

• Mejora el tiempo de lanzamiento al mercado y el ajuste del producto para lograr valor. Las versiones tempranas de los resultados se pueden entregar y probar antes de lo que lo se haría bajo los métodos predictivos tradicionales.

• Ajuste del producto del mercado. Los proyectos pueden tener una larga duración, lo que conlleva riesgos de resultados obsoletos. Lean portfolio Management se basa en puntos de feedback cortos o iteraciones del producto mínimo viable, ayudando así a que el resultado final esté mejor ajustado a la demanda. Esto permite cambiar o finalizar el proyecto antes de entregar un producto desactualizado.

Conclusión

Lean Portfolio Management mejora la forma en que las organizaciones toman decisiones sobre el desarrollo de sus proyectos y productos. Son muchos los beneficios que aporta esta gestión, que además impulsa la entrega de valor, reduce el tiempo de entrega de valor al cliente y permite que los equipos puedan cambiar de rumbo según las variaciones de exigencias del mercado y los clientes. ¿Adopta tu organización este tipo de gestión?