La red está llena de artículos de las llamadas best practices de cualquier tema. ¿Es este post uno más sobre mejores prácticas en Jira? Te prometo que no. Aquí no vas a encontrar los 10 mandamientos del buen administrador de Jira. ¿Por qué? Porque básicamente el cómo configures Jira o el uso que le des estará muy ligado, no solo a tu proyecto o cliente, sino a la cultura de la organización. El cómo se organiza el trabajo y cómo fluye por los diferentes equipos se ve reflejado también en Jira. Así pues, aquí encontraras, más que buenas prácticas en Jira, unos cuantos consejos para que, desde mi humilde opinión, puedas empezar con buen pie o mejorar tu instancia de Jira:
Lo que vas a ver en este post:
Tipos de tareas en Jira: ¿cuáles y cuántas pongo?
Depende (aviso que se va a repetir mucho esta respuesta). Obviamente tienes que adaptarlo a tu contexto. Recuerda que Jira te deja incluso crear nuevos tipos de tareas. En este caso, yo te voy a recomendar tener el mínimo número de tipos de tareas necesario. Empieza con dos, muy genéricos: «Task» y «Error». Empecemos a trabajar, y a ver si realmente surge la necesidad de crear más categorías para las tareas. Si es así, adelante.
Prioridad: ¿voy a usarlo?
¿Realmente usamos el campo de prioridad? Es la primera pregunta que tenemos que hacernos. Cuando todas las tareas son creadas con la prioridad por defecto, es que no se está usando. Pues simplifiquemos y no lo uses, aunque cueste. ¿Por qué? En este caso para que no venga alguien, y alguna vez ponga algo con prioridad muy alta y nadie sepa qué significa porque… realmente no usamos ese campo.
Si por el contrario usas el campo prioridad, al igual que con los tipos de tareas, minimiza las opciones disponibles. Mi consejo: empieza con tres como máximo (Baja, Media y Alta) y define muy bien qué significa cada estado y quién puede decidir qué prioridad tiene una tarea o no.
Etiquetas en Jira: ¿son necesarias?
Las etiquetas son el ying y el yang. Pueden ser muy útiles o todo lo contrario, incluso perjudicarnos. Usa etiquetas cuando realmente lo necesites, e intenta que sea el mínimo número de veces. ¿Por qué? Porque en la mayoría de casos el uso de etiquetas es por desconocimiento de la capacidad de Jira para crear campos customizados. Si usamos etiquetas para suplir información que no podemos seleccionar en la tarea, terminaremos con un número excesivo de ellas y pueden producirse errores, ya que es un campo de texto libre y ya sabemos que los textos libres los carga el diablo.
Campos customizables para cambiar el mundo
Es una de las armas más potentes de Jira. Puedes crear un campo para lo que quieras y con el formato que quieras: selects, combos, inputs, etc. Ayudan a dar mucho contexto a lo que se hace y a aportar información valiosa. Y eso es lo importante: si añadimos un nuevo campo porque los que vienen por defecto se nos quedan cortos, será porque realmente hace falta. Mejor crear campos customizables que usar los creados por Jira en formas para las que no están pensados.
Flujos de trabajo en Jira: ¿hasta dónde llegar?
Siguiendo el principio de desarrollo de KISS (Keep It Simple Stupid), que hemos estado aplicando siempre, un flujo de trabajo con muchas estados y transiciones muy acotadas y definidas es un síntoma de muchísima burocracia y, seguramente, un proceso lento. Al igual que con el tipo de tareas, yo empezaría con tres simples: «To do», «Work in progress» y «Done». Y empezamos a trabajar. El propio día a día nos irá diciendo si es suficiente o si necesitamos algo más. En ese caso, y solo en ese caso, vamos añadiendo. Probamos e iteramos y si no funciona o el sistema se ve resentido, hacemos rollback.
Avatares de usuarios
Aunque parezca una tontería, aconsejo siempre que cada persona se ponga un avatar. No tiene por qué ser una foto real, puede ser la imagen de nuestro personaje favorito, un simple color o nuestras iniciales. La idea es que, por ejemplo, en un board de un proyecto podamos identificar rápidamente quién está haciendo qué o si, por ejemplo, vemos que una persona tiene muchas tareas asignadas, podamos ayudar.
Admin del proyecto: ¿quién debe ser?
Muchas veces el administrador del proyecto suele coincidir con el líder del equipo, del proyecto, etc. o incluso con una persona que no tiene que ver con el equipo, pero tiene permisos de creación de proyectos en Jira. En cualquier caso, mi consejo es que haya, como mínimo, siempre dos administradores: uno que sea backup del otro. Evitaremos que sólo una persona tome decisiones y que siempre tengamos un administrador disponible.
Conclusión: mejores prácticas en Jira
Hasta aquí llega nuestra selección de las mejores prácticas en Jira. Un conjunto de recomendaciones, basados en la experiencia, que te ayudarán a dar los primeros pasos y mejorar la gestión de proyectos con Jira. Más adelante os comentaremos más consejos, sobre configuración mas avanzada. Pero la base es siempre la misma: do it simple.
Jira es la herramienta de gestión de proyectos más utilizada en entornos ágiles. La plataforma de VSM SENTRIO se integra con ella para conocer en detalle el tiempo que el equipo necesita para implementar en producción una idea desde que ésta se concibe, además de analizar cómo evoluciona el reparto de tareas por tipo a lo largo del proyecto. Evalúa y mejora la gestión de tus proyectos con SENTRIO. ¡Pide una demo gratuita ahora!
Descubre más sobre cómo mejorar tus entregas de software en nuestro canal de YouTube.
